Начнём с главного: что такое открытые вопросы и почему они являются сильным инструментом?
Это особый тип вопросов, на которые невозможно ответить просто «да» или «нет». Они требуют развёрнутого ответа. С грамматической точки зрения – они начинаются с какого-то вопросительного слова: «как», «сколько», «почему», «когда», «о чём» и так далее.
А раз они требуют развёрнутого ответа – значит, задействуют мыслительный ресурс, побуждают к мыслительной деятельности.
Например, закрытый вопрос прозвучит так:
- Ты хочешь достичь своих целей в этом году?
Вы, не раздумывая, ответите на автомате, продолжая при этом смотреть в компьютер или телефон:
- Да, хочу.
Теперь сравните его с такой формулировкой:
- Каких целей ты хочешь достичь в этом году, и как ты будешь их достигать?
Здесь вы уже не отделаетесь коротким, ничего не значащим ответом. Вам уже потребуется сосредоточиться, подумать и сформулировать свои цели и пути их достижения. Конечно, я не беру в расчёт маловероятную ситуацию, когда вас спрашивают об этом по три раза на день, и вы уже вызубрили свои формулировки наизусть!
Так вот, открытые вопросы сильны тем, что приводят в движение множество рычагов и несут множество смыслов.
Во-первых, как уже сказано выше, они заставляют думать. Помните: «я мыслю, следовательно, я существую». Если мозг не нагружать, он начинает деградировать – об этом вам могут многое рассказать неврологи. Вопросы типа «да-нет» ведут к уменьшению нейронных связей в мозгу, а значит, к его деградации. Открытые вопросы – наоборот, к увеличению связей и к развитию.
Во-вторых, в открытых вопросах всегда есть подразумеваемая мысль (пресуппозиция). С её помощью создаётся позитивное косвенное внушение. Поясню на примерах:
- Каких целей ты хочешь достичь? – подразумевается, что цели у вас есть, вы их продумали, и хотите их достичь. Дело лишь в том, каких именно.
- Какую пользу вы увидели в нашем собрании? – польза есть, и вы её увидели, нужно только озвучить, что именно было полезным.
- Что будет для тебя наилучшим результатом дня? – очевидно, что будет несколько хороших результатов, из них нужно выбрать наилучший.
Попробуйте определить, какая пресуппозиция содержится в следующих вопросах:
1) – Что было для нас самой большой победой в прошедшем месяце?
2) – Какие ты видишь точки роста твоего профессионализма?
3) – Как мы можем увеличить нашу пользу для клиентов, чтобы они платили нам больше?
Определили? Отлично!
В-третьих, открытые вопросы не просто побуждают к абстрактным размышлениям. Они меняют подсознание и формируют мысли и действия.
Жизнь человека – это результат того, как человек мыслит и действует. Аналогично, любая организация – это следствие мыслей и взаимодействия её членов. Открытыми вопросами вы направляете и то, и другое к нужной вам цели.
С одной стороны, вы можете использовать их в саморазвитии, во внутреннем диалоге с собой.
С другой стороны, открытые вопросы можно и нужно использовать руководителю в общении с сотрудниками. С их помощью можно формировать атмосферу в компании,
лоббировать новые идеи, добиваться высоких результатов, консолидировать трудовую энергию всего коллектива.
В-четвёртых, открытые вопросы позволяют вам создавать пространство, в котором не вы убеждаете людей что-то делать, а они сами убеждают себя в необходимости таких действий.
Почему второе намного эффективнее, чем первое? Когда вы убеждаете ваших сотрудников, например, писать ежедневные отчёты о проделанной работе, это вызовет у них сопротивление. И чем больше будет ваш напор, тем сильнее – их сопротивление. Но если они сами придут к мысли о нужности отчётов, то будут делать их осознанно, ответственно и с желанием!
Правильно выстроенная вами серия открытых вопросов приведёт именно к такому развитию ситуации.
В последующих главах мы будем говорить о втором варианте: вы, как руководитель, работаете со своим коллективом посредством проведения собраний на основе открытых вопросов.
Но прежде, чем мы перейдём к практическому разбору каждого вида собраний, необходимо познакомиться с некоторыми теоретическими понятиями.
Очень важная, ключевая идея, которая лежит в основе всех моих курсов:
Человек взаимодействует не с реальным миром, а с миром своих представлений о нём.
Об этом поподробнее, так как на эту идею мы будем опираться в дальнейшем.
Окружающий нас мир – непознаваем. Где мы ни были, чем бы ни занимались, на что бы ни смотрели, мы воспринимаем всё сквозь призму своих возможностей. Любая информация, поступающая к нам, проходит через три фильтра.
Первый – сенсорный фильтр: наши физические возможности не позволяют нам находиться одновременно в разных местах, слышать ультразвук, видеть сквозь непрозрачное препятствие, и так далее.
Второй фильтр – культурно-исторический, обусловленный нашим языком: мы воспринимаем только то, чему есть название в нашем языке, и то, что входит в нашу историческую традицию.
Третий – индивидуальный: это фильтр нашей личной истории, нашего воспитания, нашего окружения.
Вследствие этого, информация, пройдя через три фильтра, просеивается, и мы видим искажённую картину, которую принимаем за объективную реальность. Это и означает, что человек взаимодействует с миром своих представлений о реальности, и опираясь на них, он принимает решения.
Открытые же вопросы позволяют переструктурировать эту карту представлений, расширить её и обогатить.
Вот поэтому так важно овладеть искусством задавать открытые вопросы – и себе, и другим людям.
Есть ещё один инструмент, который очень поможет вам в этом – структура поддерживающих убеждений, так называемая звезда Милтона Эриксона.
Она включает пять позитивных убеждений:
- Со мной и со всеми людьми всё в порядке, каждый человек хорош таким, какой он есть; не нужно пытаться никого изменить.
- Каждое действие, которое совершает человек, имеет позитивное намерение; даже если произошли побочные негативные последствия, всё равно – намерения самые наилучшие.
- Каждое действие, совершаемое человеком, является его наилучшим выбором в данной ситуации; исходя из своей карты мира, он делает то, что считает наилучшим вариантом. Не нужно навязывать человеку свои советы, правильнее будет обогатить вариативность в его мире.
- У меня и у каждого человека есть все необходимые ресурсы для работы над собой; не считайте других неспособными к изменениям – любой может измениться, если имеет мотивацию.
- Позитивные изменения не только возможны – они неизбежны.
Прошу вас запомнить этот комплекс из пяти положений и всегда повторять их себе перед проведением собраний. Так же, как и постулат о том, что каждый человек взаимодействует с миром своих субъективных представлений о реальности, а не с самой реальностью.
На эти два столпа вы всегда должны опираться для лучшего понимания людей. А понимая их, вы будете относиться к ним по-человечески, доброжелательно, с любовью. И только с таким отношением вы сможете действительно творить людям добро и создавать для них возможности к росту и развитию. Что, тем не менее, не исключает твёрдого руководства!
Вот такая цепочка взаимосвязей.
Ещё одно важное понятие – утилизация.
Утилизацией называется использование потенциала территории. Например, если вы хотите построить ветряную мельницу – где вы будете её ставить? Очевидно, на высоком открытом месте, где всегда ветрено. Хотите поставить рыболовную сеть – куда пойдёте? В то место, где много рыбы. Таким образом, вы используете потенциал, заложенный в территории.
Точно так же вы сможете утилизировать энергию ваших сотрудников, направив её в нужное вам русло. И я покажу вам, как это делать при проведении собраний и с помощью открытых вопросов.
Вообще, утилизировать можно всё, что поступает к вам извне. Принимайте и позитив, и негатив, идущие к вам, принимайте с благодарностью и учитесь использовать всё на благо себе и окружающим вас людям.
В последующих главах вам встретится и такой термин, как предутилизация. В общем, это тоже утилизация, но работающая на опережение. Это станет вам более понятно на примерах, которые я привожу в главах, посвящённых собраниям.
Хочу сказать и о правилах проведения собраний.
Правило 1.
Подготовка пространства.
Во время собрания каждый участник должен чувствовать себя комфортно. Не в смысле мягкого кресла с подголовником. А в смысле спокойной обстановки, защищённой от внешних раздражителей. То есть, проводить собрание нужно в отдельном помещении, где не трезвонят телефоны, не ходят посетители, не курят охранники. Кроме того, нужно продумать и чётко соблюдать регламент – все участники должны быть уверены, что получасовое собрание ни при каких обстоятельствах не может растянуться на два часа.
Только тогда люди будут участвовать в собраниях с удовольствием.
Правило 2.
Структурирование ожиданий.
Заранее оповестите сотрудников о дате, времени, продолжительности и теме собрания. Расскажите, зачем вы собираетесь проводить собрание, и почему это важно. Люди должны быть морально готовы к такой форме общения, дайте им возможность настроиться.
Правило 3.
Фиксация.
Обязательно фиксируйте всё, что говорится на собрании. Записи понадобятся вам для анализа собрания, для планирования следующих встреч. Кроме того, это приучит людей отвечать за свои слова.
Правило 4.
Равенство.
Важно давать каждому участнику собрания строго одинаковое время для выступления. Никому никаких преимуществ и поблажек. Не будет жёсткой дисциплины выступлений – настанет хаос. И это не вопрос вашей авторитарности – нет, это вопрос взаимного уважения.
Правило 5.
Миссия.
Миссию компании вы должны сформулировать, отточить, записать и проговаривать – если не на каждом собрании, то достаточно часто. Ваши люди должны знать, в чём заключается миссия компании, какую пользу она несёт клиентам, и каков личный вклад каждого в общее дело. Миссия придаёт их работе высокий смысл – а это является сильным стимулом.
Правило 6.
Завершение.
В завершение каждого собрания обязательные элементы:
- благодарность всем за участие,
- озвучить, в чём была важность этого собрания для вас.
- спросить каждого, какую ценность для себя он извлёк из собрания.
Правило 7.
Регулярность.
Решившись внедрять собрания, не бросайте их после первого или второго раза. Первое, второе и даже третье собрание могут получиться не идеальными. И даже неудачными. В этом нет ничего удивительного – вы же учитесь их проводить! – и ничего страшного – любую ошибку можно исправить.
Будьте готовы к тому, что реальные результаты начнут появляться через несколько недель, а то и месяцев. Но появляться они будут, только если вы продолжите совершенствоваться в проведении собраний и вводить новые их типы. Вообще, полную картину изменений вследствие введения собраний вы увидите через год. Поэтому – не сдавайтесь!
Итак, вооружившись теорией и правилами, перейдем собственно к собраниям.
Все техники проведения собраний показаны на примере работы компании, которая занимается созданием и продвижением сайтов. Штат компании – восемь человек: руководитель, менеджер по продажам, проект-менеджер, дизайнер, программист, верстальщик, специалист по контекстной рекламе, специалист по поисковому продвижению.
Собрания, которые я предлагаю вам проводить, складываются в чёткую систему и перечислены в таблице в порядке их введения:
Порядок / Название / Продолжительность / Содержание
1 / Еженедельные собрания / 40 минут / Итоги недели, задачи на следующую неделю, препятствия и решения
2 / Ежедневные собрания по итогам дня / 10 минут / Итоги дня, эмоциональный настрой дня, победы за день
3 / Ежедневные собрания по задачам на день / 10 минут / Задачи на день, синхронизация намерений сотрудников
4 / Ежемесячные индивидуальные собеседования с сотрудниками / 30 минут / Настрой, точки роста, обучение
5 / Ежемесячные собрания по итогам месяца / 60 минут / События, победы, препятствия, шаги
6 / Ежегодное собрание по подведению итогов года / 120 минут / Победы, препятствия, цели, задачи
Почему именно такие собрания и почему в таком порядке? Вот об этом – в последующих главах.
Ну что, поехали!
