Собрания по итогам рабочей недели – это первый вид собраний, который руководителю следует вводить в своём коллективе (если у вас ещё нет такой практики).
Почему лучше начать именно с этого вида?
Это наиболее «естественный» вариант собраний. Начать с ежедневных – слишком часто: руководителю много подготовки, а сотрудникам – сразу большая нагрузка. Ежемесячные – слишком редко, за месяц люди отвыкнут, и руководителю труднее будет его провести. Поэтому начинаем с еженедельных.
А первым шагом, ещё до проведения собрания, станут некоторые подготовительные меры.
Шаг первый.
«Предутилизация».
Предутилизация – это предварительное информирование сотрудников, с элементами психологической подготовки и снятием возражений.
Не секрет, что каждая система и каждый организм стремится к гомеостазу (постоянству, стабильности). Любое нововведение – это нарушение гомеостаза, следовательно, вызывает внутренний протест. Проще говоря, ваши люди могут воспринять идею еженедельных собраний без особого удовольствия, а вам нужно, чтобы они вас поддержали.
Поэтому непременно предупредите их заранее и дайте им время привыкнуть к этой мысли.
Вы можете сказать примерно следующее:
- Товарищи, я, как руководитель, хочу предложить вам очень интересную практику. Она очень хорошо работает на рост эффективности. Я сам её внедрил в своей жизни: каждую неделю я подвожу итоги за прошедшие 7 дней. Я думаю, какие у меня были победы, с каким препятствиями я столкнулся, и как я успешно их преодолел. И ставлю себе задачи на следующую неделю. Эта техника прекрасно работает, и я предлагаю вам присоединиться к ней. Давайте в четверг проведём небольшое собрание, и в течение 30-40 минут попробуем всё это проделать вместе. Как вы на это смотрите?
То есть, на этапе предутилизации вы рассказываете, что будет и почему это важно, и таким образом уже снимаете часть возражений и сопротивления.
Предлагаю вам проводить еженедельные собрания именно по четвергам, в конце рабочего дня. Вы спросите – почему не в пятницу? Подумайте сами: пятница, конец рабочей недели, все ваши сотрудники мыслями уже на даче, на вечеринке, на диване или на матче – а тут вы погружаете их опять в дела и проблемы. Нет, только не это! Поэтому лучше четверг.
Хочу вас предупредить: даже при очень хорошо продуманной предутилизации, первое собрание может получиться не идеальным. Не переживайте по этому поводу. Проведите его как-нибудь, важен сам факт ознакомления коллектива с такими собраниями.
Шаг второй.
Проведение собрания.
Важно чётко спланировать и соблюдать регламент. Вся встреча не должна занять больше 40 минут. На выступление каждому участнику по каждому вопросу вы можете дать не более одной минуты. Следите за этим строго, иначе мероприятие растянется до бесконечности.
Этот вид собраний проводится сидя. Заранее расставьте стулья таким образом, чтобы все ваши сотрудники сидели лицом к вам одним рядом.
В начале вы произносите приветственную речь.
- Благодарю всех за присутствие на нашем собрании. Наша новая традиция еженедельных встреч поможет нам упорядочить и структурировать восприятие рабочих задач и результатов, координировать совместные действия, делиться опытом друг с другом.
И далее вы ведёте собрание по определённому плану. Причём каждый пункт плана начинаете с собственного примера.
а) Победы.
- Я хочу начать с себя: поделюсь с вами своими победами за прошедшую неделю.
Назовите то, что вам удалось сделать. Например, сделали более долгосрочной высылку уведомлений клиентам, увеличили их показатель LTV. Расширили руководство по теоретической адаптации нового персонала, чтобы вновь приходящие сотрудники быстрее вливались в рабочие процессы.
Затем спросите каждого из присутствующих коллег об их достижениях:
- Кирилл, поделись с нами, какие у тебя были победы за эту неделю.
Советую вам подумать заранее и выбрать самого активного и уверенного в себе сотрудника, чтобы он говорил вторым после вас. То есть, того, кто не застесняется и не станет отнекиваться. А за ним уже и все остальные будут говорить свободнее.
И помните: каждому – по одной минуте. Минуты вполне достаточно для того, чтобы сотрудник похвалил сам себя за хорошо сделанную работу, и слегка возвысился и в собственных глазах, и в глазах остальных.
б) Задачи.
Точно так же начните с себя и расскажите о своих ключевых задачах на предстоящую неделю.
- На следующей неделе я буду заниматься практической частью руководства по адаптации новых работников. Продумаю кейсы для разных позиций. И здесь мне потребуется ваша помощь: порекомендуйте мне, какие кейсы, с вашей точки зрения, лучше включить в руководство для дизайнера и для менеджера по продажам.
А какие у вас задачи на следующую неделю?
И снова по очереди дайте сотрудникам слово. Не забудьте про регламент! Пусть каждый проговорит свои планы, а вы фиксируйте, хотя бы кратко – и победы, и задачи ваших коллег.
в) Препятствия.
- Товарищи, давайте подумаем, с какими препятствиями мы можем столкнуться при выполнении наших задач на следующей неделе?
Очень важно подумать о препятствиях, узких горлах, и проговорить их вслух и при всех. Возможно, кто-то из сотрудников знает, с какими трудностями ему придётся столкнуться, но стесняется говорить, так как думает, что его не услышат. И заранее переживает, что ему придётся бороться в одиночку, и ещё неизвестно, кто кого победит.
А при общем обсуждении и трудности уже не такие трудные, и решения быстрее находятся.
Но первым о препятствиях говорите вы:
- Я вижу свои сложности вот в чём: мне нужно лучше разобраться в amoCRM, чтобы она помогала нам эффективнее работать с клиентской базой. Поэтому я на следующей неделе буду изучать онлайн-уроки по этой системе.
А какие препятствия видите вы с вашей стороны?
И снова по одной минуте! И фиксируйте, что скажут ваши коллеги.
г) Решения.
- Да, согласен, некоторым из вас предстоит нелёгкая неделя. Но давайте подумаем, как мы можем преодолеть эти препятствия?
Я вижу способ решения своих проблем: мне нужно найти наилучший короткий онлайн-курс по amoCRM, пройти его в течение недели, и тогда у меня всё получится.
А вы, друзья?
Выслушайте каждого, зафиксируйте ответы. Отметьте себе, нужна ли кому-то помощь, или каждый справится самостоятельно?
Вы чувствуете – ваша роль на этом собрании очень важна: вы выступаете и как спикер, и как координатор, и как пример для остальных.
д) Шаг.
Последний вопрос: какой первый шаг сделаете вы и ваши сотрудники для преодоления препятствий?
- Я в поисковике найду перечень онлайн-курсов, сравню и выберу самый подходящий для моих целей. И сделаю это прямо завтра с утра.
Затем каждый из участников высказывается о своём первом шаге, вы следите за временем и записываете их ответы.
е) Итоги.
Последний пункт – подведение итогов собрания.
- Ну как, коллеги, какую вы увидели пользу в нашем собрании? Как вы считаете, если мы раз в неделю будем собираться на 30 минут и делиться нашими победами, задачами, препятствиями и решениями – насколько это нам поможет работать более слаженно и эффективно?
Скажу точно: если не все, то, как минимум, половина ваших сотрудников дадут положительный ответ. И напоследок спросите каждого:
- Что было для тебя самым полезным на сегодняшней встрече?
Проговаривая пользу и выслушивая своих товарищей, они сами себя постепенно убедят в том, что такие собрания необходимы.
- Значит, договорились, - заключаете вы, - в следующий четверг в это же время мы снова встречаемся.
Вот таким образом и вводите в рабочий график вашей компании еженедельные собрания.
Повторю план:
а) Победы.
б) Задачи.
в) Препятствия.
г) Решения.
д) Первый шаг.
е) Итоги и польза.
Через некоторое время регулярного проведения таких собраний вы увидите, как ваш коллектив, до этого разрозненный, превращаетесь в сплочённое братство, нацеленное на достижение результатов и движение только вперёд. И вы – во главе этого братства! Ваши коллеги будут следовать за вами не по формальному признаку (вы босс, они подчинённые), а по убеждению, что вы настоящий лидер. Ведь так оно и есть!
Берите на вооружение эту технику, продумайте её внедрение и приступайте.
