После того, как ваш коллектив привык к еженедельным собраниям – возможно, через месяц или два после их введения – начинайте проводить очень короткие ежедневные совещания по итогам дня. Проводите их по рабочим дням, за исключением четверга, когда проходит еженедельное собрание.
Продолжительность не должна превышать десяти минут, а лучше – пять-шесть минут. Проводятся они стоя – это очень способствует краткости и концентрации на самом главном.
И снова первым шагом станет предутилизация.
С ней, конечно, будет уже попроще, так как у вас есть основание сказать:
- Дорогие коллеги, вы видите, что наши еженедельные собрания помогли нам всем работать эффективнее последний месяц (или последние два месяца). Мы делимся своими успехами и планами, нам легче координировать наши действия и преодолевать препятствия.
Теперь предлагаю проводить собрания по итогам каждого дня.
Объясните, что ежедневные собрания будут строиться по такой же схеме:
- Какие вы сегодня одержали победы?
- С какими вы сегодня столкнулись трудностями?
- Как вы можете их преодолеть?
- Какие у вас ключевые задачи на завтра?
Но если в еженедельных собраниях отводится по одной минуте каждому участнику на каждый вопрос, то в собраниях по итогам дня – по одной минуте каждому на всё. То есть, не нужно разбивать выступления сотрудников на отдельные вопросы: итоги дня проговариваются целиком, по знакомой уже схеме.
При проведении собрания начните с себя, как обычно.
- Я кратко подведу итоги моего дня, а затем попрошу высказаться и всех вас.
Сегодня моя главная победа – переговоры с заказчиком А., и заключение с ним договора на продвижение его сайта.
Препятствие, с которым я столкнулся – чувствовал дискомфорт, когда встретился с таким-то возражением заказчика.
Решение этого – нужно отработать это возражение более детально, потренировать на практике.
Задача на завтра – ещё сорок звонков потенциальным клиентам и предложение им сотрудничества.
Очень важно начинать с побед. Приятно говорить о собственных успехах, это сразу настраивает на позитивную волну. И эти победы должны быть конкретными!
Я также люблю вопрос о препятствиях. Когда мы фиксируем внимание на препятствиях, мы подсознательно уже ищем пути их преодоления. Кроме того, нужно понимать, что препятствия – это нормально, это не трагедия, а стимул для поиска наилучшего решения. И наконец, руководитель получает обратную связь – возможно, какие-то из препятствий являются его ответственностью, а не подчинённых.
Приглашая сотрудников проговаривать пути преодоления сложностей, вы тренируете их способность самостоятельно мыслить, тренируете их взрослое эго-состояние.
Озвучивая задачи на завтра, вся ваша команда синхронизирует свои действия. А вы следите за тем, чтобы люди не распыляли свои силы на мелочи, а ставили действительно важные задачи. Таким образом, они приучаются к стратегическому мышлению. Правильно поставленные задачи каждого дня приводят к эффективным планам работы на неделю и месяц.
Хочу сказать и о том, что практика таких собраний сразу показывает, кто как работает: одни действительно хотят работать лучше, и тогда собрания им в этом помогают. Другие – лентяи – быстро поймут, что здесь им не удастся отсидеться за чьей-то спиной и переложить свою ответственность на начальство, и очень скоро освободят вам место для новых активных сотрудников.
В завершение собрания поблагодарите коллег:
- Спасибо всем за плодотворную встречу! Мне было приятно поделиться с вами моими итогами и планами, и услышать ваши. Вместе мы сила! Встретимся завтра.
А вот ещё один интересный приём: можно в конце собрания дать какую-либо сильную цитату, подходящую по содержанию. Соберите подборку хороших цитат и используйте их:
- Брюс Ли говорил, что дисциплина – это способность отсекать всё лишнее. Подумайте, что лишнее вы можете отсечь в вашей работе?
Итак, ежедневные собрания показывают успехи, помогают преодолевать препятствия и ставить значимые задачи на каждый день. А также оттачивают ваши лидерские качества, и дают возможность вашим коллегам развиваться.
Помимо этого, люди начинают более чётко понимать, какой вклад каждый из них вносит в общую работу коллектива: верстальщик видит, какие непростые задачи стоят перед программистом; программист осознаёт, что именно делает проект-менеджер; и так далее. В результате люди начинают более уважительно относиться друг к другу и больше настраиваются на помощь и взаимную поддержку.
Их действия становятся сонаправленными: они не тянут одеяло каждый в свою сторону, а двигаются в одном направлении. Ведь любая организация – это продукт того, как мыслят и взаимодействуют ее участники.
Перед каждым собранием проговаривайте про себя пять фраз звезды Милтона Эриксона:
– со мной и со всеми людьми всё в порядке;
– каждое действие имеет позитивное намерение;
– каждый человек делает наилучший выбор исходя из своей карты;
– у всех людей есть все необходимые ресурсы;
– изменения возможны и неизбежны.
Зачем это нужно? Чтобы вы помнили: через открытые вопросы вы обогащаете арсенал каждого человека, доступный ему в его карте. Как следствие, он начинает более осмысленно подходить к своей деятельности. В действительно, это очень важная, глубинная работа с подсознанием, которая в итоге приводит к более широкой картине мира и к более широким перспективам.
Вот и получается, что пятиминутное собрание – это почти глобальное мероприятие! Вводите их в своём коллективе, и надеюсь, что результаты не заставят себя ждать слишком долго.
