Для себя · для себя, руководителя и коуча
Важное и срочное: разобрать дела по четырём полям
Таблица из четырёх полей — важное и срочное, важное и не срочное, срочное и не важное, ни то ни другое — чтобы увидеть, на что уходит время, и вернуть его главному.
Альберт Сафин · https://qcic.ru/t/coach/instrumenty/vazhnoe-srochnoe/
Зачем
Срочное громче важного: звонок, письмо, чужая просьба требуют ответа сейчас, а здоровье, близкие, своё дело или книга подождут — и ждут годами. Таблица из четырёх полей делает это видимым. Когда дела разложены, человек обычно замечает, что большая часть дня уходит на срочное, но не важное, а важное и не срочное почти пусто. Задача не в том, чтобы всё успеть, а в том, чтобы осознанно освободить время для главного и решить, что можно отдать, сократить или не делать совсем.
Когда подходит
- когда «ни на что не хватает времени», а день забит
- когда важное годами откладывается «на потом»
- руководителю — при перегрузке и когда всё «горит»
- в начале недели или месяца при планировании
- когда человек живёт от аврала к авралу
Как провести
1Выпишите все дела
Всё, что сейчас висит: рабочее, домашнее, обещанное, задуманное. Не сортируйте пока, просто список.
2Нарисуйте таблицу
Два на два: по одной оси — важно или нет, по другой — срочно или нет. Важно — значит, влияет на вашу жизнь и цели. Срочно — значит, требует сделать прямо сейчас.
3Разложите дела
Каждое дело — в одно поле. Если сомневаетесь, спросите: «Что случится через год, если я этого не сделаю?» — это вопрос о важности.
4Посмотрите на картину
«Что вы замечаете? Где больше всего дел? Какое поле почти пустое?»
5Важное и срочное — сделать
Это поле — для дел, которые нельзя отложить. Если оно всегда переполнено, спросите: что из этого когда-то было важным, но не срочным и было отложено?
6Важное, но не срочное — запланировать
Главное поле. Каждому делу отсюда — конкретное время в календаре, как встрече. Это вложение в будущее.
7Срочное, но не важное — отдать или сократить
«Кто ещё может это сделать? Что можно сделать короче? От чего можно отказаться?»
8Ни то ни другое — сознательно
Отдых сюда не относится — он важен. Сюда идёт то, что съедает время без пользы и радости. Решите, сколько времени вы готовы ему оставить.
9Наметьте шаги
«Как бы вы хотели, чтобы было распределено ваше время? Что одно вы сделаете на этой неделе, чтобы приблизиться к этому?»
Вопросы
- Что сейчас занимает ваше время?
- Что из этого по-настоящему важно для вашей жизни?
- Что случится через год, если вы этого не сделаете?
- В каком поле больше всего дел? Какое почти пустое?
- Какое важное дело вы откладываете дольше всего?
- Что из срочного может сделать кто-то другой?
- От чего вы готовы отказаться совсем?
- Когда в вашем календаре будет время для важного, но не срочного?
- Как бы вы хотели, чтобы было распределено ваше время?
- Что одно вы сделаете на этой неделе?
Пример
Руководитель жалуется, что не может заняться стратегией отдела. Разложили дела: в поле «срочно, не важно» — три еженедельных совещания, где он не нужен, ответы на письма, которые могли бы дать заместители, правки в чужих отчётах. В поле «важно, не срочно» — одна строка: стратегия, и «поговорить с двумя сильными сотрудниками об их росте».
Шаги: на два совещания отправлять заместителя, по вторникам с девяти до одиннадцати — время на стратегию без почты. Через месяц: «Стратегия написана наполовину, и я впервые за год не работаю по выходным».
Подводные камни
- Всё кажется важным. Помогает вопрос про год: «Что случится, если не сделать?» — и вопрос «важно для кого — для вас или для того, кто просит?»
- Отдых, сон, время с близкими по ошибке попадают в «не важное». Это важное и не срочное — именно поэтому его и теряют.
- Таблица без календаря ничего не меняет. Важное и не срочное надо поставить на конкретный день и час.
- Человек не может отказаться от срочного, потому что боится подвести. Это повод для отдельного разговора о границах, а не для упрёка.
Для себя
В воскресенье вечером выпишите дела недели и разложите их по четырём полям. Поставьте в календарь хотя бы одно важное и не срочное дело, как встречу с собой. Через неделю посмотрите, состоялась ли эта встреча.
Где это в разговоре
Шаг разговора: Что происходит · Что мне важно · Что я выбираю и с чего начну.
Помогает не сделать ошибку: работать только в тактическом измерении, игнорируя стратегию.
Похожие инструменты
Дальше: Двенадцать элементов стратегии · Ценности: от слова к действию · Карта ценностей
По материалам: матрица «важное — срочное» (так называемая матрица Эйзенхауэра), описанная Стивеном Кови в книге «Семь навыков высокоэффективных людей».
