Как поручить задачу: делегирование в девять шагов

Зачем

Делегирование часто сводится к фразе «сделай к пятнице» — а потом руководитель удивляется, что сделано не так или сотрудник каждый час приходит за подсказкой. Передача задачи — это разговор, а не приказ: на каждом шаге важна реакция человека. Можно передать только цель, а можно и способ — это зависит от опыта сотрудника. Девять шагов помогают договориться о главном: что нужно, зачем, где границы полномочий, кто об этом знает, как и когда сверяться и что делать, если не получается. Итог хорошего разговора — человек говорит своими словами, что задача ему по силам, и берёт её как свою.

Когда подходит

• вы передаёте сотруднику новую задачу или участок работы
• задачи возвращаются сделанными «не так»
• сотрудник постоянно приходит за указаниями
• вы перегружены и делаете то, что могли бы делать другие
• новый человек в команде или повышение

Как провести

1. 1Объясните суть

   Чётко назовите цель и, если нужно, способ. Попросите пересказать своими словами — так видно, понял ли человек.

2. 2Опишите пользу

   Чем задача полезна сотруднику (новый опыт, рост) и компании. Не придумывайте пользу, если её нет, — скажите честно.

3. 3Определите полномочия

   Что в его власти, а что нет: бюджет, решения, с кем можно договариваться самому.

4. 4Сообщите другим

   Объявите о новых полномочиях всем, кого это касается, — и сами действуйте так же: не решайте через голову.

5. 5Договоритесь о времени

   Сколько нужно, чтобы войти в курс дела, и каков срок результата.

6. 6Договоритесь о сверках

   Как часто и в каком виде обсуждаете ход работы. Сверки — опора, а не контроль каждого шага.

7. 7Правило решений

   Если что-то не получается, сотрудник приходит со своим вариантом решения, а не только с вопросом «что делать?».

8. 8Покажите доверие

   Назовите сильные стороны человека, на которые рассчитываете в этой задаче.

9. 9Услышьте согласие

   Обсудите возможные трудности и услышьте от человека, что задача ему по силам и интересна. Если звучит «ну, попробую» — вернитесь к трудностям.

Вопросы

• Как вы поняли задачу — расскажите своими словами?
• Каким будет результат, по которому мы оба поймём, что всё готово?
• Чем эта задача может быть полезна лично вам?
• Какие решения вы готовы принимать сами, а какие — со мной?
• Кому нужно знать, что эта задача теперь ваша?
• Сколько времени вам нужно, чтобы войти в курс дела?
• Как часто вам удобно сверяться и в каком виде?
• Какие трудности вы видите заранее?
• Что вам понадобится от меня?
• Если застрянете — с каким вариантом решения придёте?
• Насколько вам по силам эта задача от одного до десяти? Что добавит уверенности?

Подводные камни

• Делегировать на бегу. Пять минут разговора экономят дни переделок.
• Передать задачу, но оставить все решения себе. Без полномочий ответственность невозможна.
• Не сообщить другим. Тогда сотрудника не слушают, а руководителю продолжают нести вопросы.
• Подменять сверки контролем каждого шага. Это говорит о недоверии и отбивает инициативу.
• Забирать задачу при первой трудности. Лучше спросить: «Какой вариант решения вы видите?»
• Принимать молчание за согласие. Попросите сказать вслух, что задача по силам.

Где это в разговоре

Шаг разговора: Что я выбираю и с чего начну.

Помогает не сделать ошибку: недооценивать значимость установления доверительного общения.

Похожие инструменты

• Цели и измененияДвенадцать элементов стратегии: план для любой задачи
• Цели и измененияЗаинтересованные лица: посмотреть на проект глазами всех
• Цели и измененияМорская звезда: подвести итоги недели или проекта