Из урока вы узнаете:
- Как структурировать ожидаемый результат совещания в голове сотрудников?
- Как синхронизировать цели всех участников собрания?
Рабочие совещания могут быть постоянной головной болью для руководителя, а могут быть прекрасным инструментом для решения любых вопросов.
Как превратить первое во второе?
Есть очень простой манёвр, проверенный и эффективный, и я хочу рассказать вам о нём.
Но сначала задам вопрос: что, по вашему мнению, является основной целью любого совещания? Обсудить рабочие проблемы?
Видел я такие собрания, посвящённые обсуждению. Обычно получается так: кто-то сидит молчком; кто-то настаивает на своём мнении, не слушая других и порождая шумные споры; кто-то пытается призвать всех участников к порядку, но не слишком в этом преуспевает. Собрание растягивается на два часа вместо одного. Под конец народ начинает роптать и расходиться, устав от бесполезной траты времени.
Нет!
Ключевая цель – принятие решения.
Именно для этого стоит созывать коллег на совещание и именно это должно быть его итогом. И не имеет значения, участвуют в собрании три человека или тридцать.
То есть, любое совещание в итоге должно иметь конкретное решение по конкретному вопросу или вопросам. Это решение принимается и подтверждается всеми участниками, фиксируется и становится обязательным для всего коллектива.
Обсуждать тему собрания можно и нужно заранее. Этому очень помогает предварительное информирование сотрудников о повестке будущего собрания. Предложите им обдумать и обсудить её между собой или внутри каждого отдела.
На самом же собрании вашей задачей будет фиксация внимания участников на главном – на конечном результате встречи, то есть на принятии решения.
Открывая собрание, скажите:
- Коллеги, сегодня на повестке такой-то вопрос. Все ли согласны с тем, что это то, на чём нам нужно сосредоточиться? К какому решению мы должны прийти? У нас тридцать минут, и по истечении этого времени мы запишем наше общее решение.
Обратите внимание: собрание пройдет намного эффективнее, если все его участники будут единодушны. То есть, если все согласятся, что тема совещания действительно самая важная, и что нужно принять по ней определённое решение.
Включите эти вопросы в предварительную информацию. Дайте время людям подумать над важностью темы и над необходимостью решения. Если будут несогласные, они, скорее всего, поделятся с вами своими возражениями. В этом случае у вас будет возможность переубедить их заранее, чтобы избежать споров на совещании.
В процессе обсуждения на собрании постоянно следите за его ходом. Если участники отвлекаются и увлекаются посторонними, хоть и рабочими, вопросами, твёрдо возвращайте их к ключевой задаче.
- Мне очень импонирует то, что говорит Дмитрий, но эту проблему мы обсудим отдельно. Сейчас у нас другой вопрос, вернёмся к нему.
Направляя вектор внимания всех присутствующих к одной точке, одной главной цели, вы умножаете энергию решения на количество человек.
Важно иметь в виду также следующее: когда решение принято собранием, необходимо сразу же
- зафиксировать (записать) его,
- составить план реализации,
- назначить ответственных / исполнителей,
- определить сроки и назначить следующую встречу по этому вопросу.
Без этого решение останется лишь на бумаге, и, возможно, так и не будет выполнено.
Вот такой несложный, но очень действенный манёвр.
Если у вас пока не получается проводить собрания в таком стиле – тренируйтесь! Тренируйте свою способность управлять и своим фокусом внимания, и фокусом внимания своих коллег.
Где внимание – там энергия!
