Сотрудник стал опаздывать со сдачей задач

Блоки этой встречи

• Контакт
• Договор о встрече
• Формулировка цели
• Исследование
• Варианты и выбор
• Шаги и готовность
• Ценность встречи
• Признание
• Между встречами

Разговор

1. 1Контакт

2. Руководитель

   Спасибо, что нашли полчаса. Хочу поговорить о сроках задач — не чтобы искать виноватого, а чтобы понять, что происходит, и наладить. Удобно сейчас?

   Назвал тему сразу и честно — без «как дела» с подвохом. Обратная связь, которая не ранит

3. Сотрудник

   Да. Я догадывался, что об этом.

4. Руководитель

   Вот что я вижу: за месяц три задачи из пяти пришли позже срока, на два-три дня. Раньше так не было — вы всегда сдавали вовремя.

   Факты без ярлыков: не «вы стали безответственным», а цифры и сравнение с его же нормой. Обратная связь, которая не ранит

5. Сотрудник

   Да, это так. Мне неловко.

6. 2Договор о встрече

7. Руководитель

   Понимаю, что неловко. У нас полчаса, и мне хочется, чтобы к концу был общий план. Что для вас было бы хорошим итогом разговора?

   Признал неловкость и сразу дал рамку: время и общий результат. «Что будет наилучшим результатом нашей встречи?»

8. Сотрудник

   Чтобы вы понимали, что я не отлыниваю. И чтобы как-то разгрести.

9. 3Формулировка цели

10. Руководитель

    Как вы поймёте, что это достигнуто? Что будет через месяц, если мы договоримся хорошо?

    Вопрос автора дословно: из «разгрести» — проверяемый признак.

11. Сотрудник

    Задачи сдаются вовремя, и я не сижу над ними по вечерам.

12. 4Исследование

13. Руководитель

    По вечерам? Расскажите, как сейчас устроена ваша неделя.

    Зацепился за его слово «вечера», а не за свою версию причины. Уточняющие вопросы

14. Сотрудник

    С сентября мне передали ещё отчёты по складу. Они срочные, каждый день. Свои задачи я откладываю на вечер, а вечером уже голова не работает.

15. Руководитель

    То есть отчёты по складу забирают день, а основные задачи уезжают на вечер. Я правильно понял?

    Пересказ без вывода — не «надо было сказать раньше».

16. Сотрудник

    Да. Думал, это временно, и не говорил.

17. Руководитель

    Что ещё сейчас мешает? Может быть, что-то, чего я не вижу.

    Открытый вопрос оставляет место причинам, которых руководитель не знает.

18. Сотрудник

    Новая система учёта. Я в ней медленнее, чем в старой. Наверное, привыкну.

19. 6Варианты и выбор

20. Руководитель

    Какие варианты вы видите? В них могут быть и ваши, и мои действия.

    Варианты сначала от сотрудника; руководитель включает и себя — без «сам разберись». Пришли с проблемой — ушли с задачей

21. Сотрудник

    Можно отдать отчёты по складу кому-то. Или делать их через день. И мне бы час с тем, кто хорошо знает новую систему.

22. 7Шаги и готовность

23. Руководитель

    Про отчёты решу на этой неделе и скажу вам до среды. Каким будет первый шаг с вашей стороны?

    Свою часть назвал первым и со сроком; потом — вопрос автора о шаге. От «хорошо бы» к «сделаю»

24. Сотрудник

    Завтра попрошу коллегу из соседнего отдела показать систему. И текущую задачу сдам в четверг, как договаривались.

25. Руководитель

    Насколько вы уверены в четверге — от нуля до десяти?

    Шкала проверяет реальность срока, а не давит.

26. Сотрудник

    Семь. Если по складу не придёт срочное.

27. Руководитель

    Хорошо, что вы это сказали. Если в среду придёт срочное — напишите мне, и вместе решим, что сдвинуть.

    Договорённость на случай сбоя: сказать о трудности заранее — нормально.

28. Сотрудник

    Договорились.

29. 8Ценность встречи

30. Руководитель

    Что из этого разговора было для вас полезным?

    Ценность встречи — его словами, а не выводом руководителя.

31. Сотрудник

    Что про отчёты можно было сказать. И что разговор не про то, какой я плохой.

32. 9Признание

33. Руководитель

    Мне важно, что вы прямо рассказали про отчёты и систему: без этого я бы искал причину не там. И я помню, как вы два года сдавали всё вовремя.

    Признание за конкретный поступок и прошлую надёжность — без «но» следом. Усиливать сильное

34. 10Между встречами

35. Руководитель

    Через две недели встретимся на пятнадцать минут: посмотрим, что изменилось и что ещё поправить.

    Сверка назначена сразу — план не повисает в воздухе. Следующая встреча

Где можно было ошибиться

• Критиковать клиента, считая себя лучше него. Мог сказать «если бы вы сразу сказали, всё было бы нормально» — вместо этого пересказал услышанное без вывода.
• Внушать чувство вины за прошлые действия. На «думал, это временно, и не говорил» мог добавить «вот надо было раньше» — промолчал и спросил, что ещё мешает.
• Задавать вопросы с ложными допущениями. Мог начать с «почему вы стали относиться к работе спустя рукава?» — начал с фактов и вопроса о неделе.
• Спешить с решением проблемы, считая, что всё уже ясно. Мог сразу объявить «отчёты передам другому» — сначала выслушал и спросил варианты сотрудника.